Porque eu não uso mais agenda

Não tenho vergonha de falar que sou uma pessoa caótica. Sou do tipo que esquece tudo e de tempos em tempos eu saio atrás dos clientes no Facebook perguntando “te devo algo?”.  Mas já fui muito pior. MUITO PIOR mesmo. Vivia atrasada e estressada. Uma vez li uma frase que me marcou muito: “o que causa estresse não é ter muita coisa pra fazer e sim não conseguir terminar o que você tem pra fazer”. Bingo! História da minha vida!

Desde então tenho me organizado de formas diferentes. A principal mudança na minha rotina foi aposentar a agenda. Eu olhava aquela data, um dia cheio de tarefas que eu não conseguia terminar por mil motivos (quem me conhece sabe que, infelizmente, alguns problemas de saúde aportaram aqui em casa e não querem ir embora – 🙁 😥 ) e ficava absurdamente nervosa. Os trabalhos a serem feitos ficavam perdidos nos dias que acabavam e eu não terminava, nem delegava. Na verdade, por acumular muitas coisas, eu passava alguns dias sem fazer nada, simplesmente por me sentir travada, sem saber por onde começar! Sério! #meinterna

Outra coisa que me atrapalhava muito era que eu não precisava apenas saber que era pra “migrar o site tal para o servidor novo” em determinado dia. Eu tinha que criar protocolos e seguí-los (ou delegá-los) para a coisa ficar mais organizada e, nesse caso, uma agenda é bem menos útil do que uma lista de tarefas. Por isso, atualmente uso uma agenda apenas para marcar dias e horários de treinamentos e reuniões via Skype, além de datas pessoais como visita ao médico ou evento que eu precise visitar. Todo o resto fica na lista do mês e eu vou seguindo e priorizando as tarefas através de marcações nessa lista. Acredite, tirando alguns acidentes de percurso (saúde, ataques no servidor, um cliente desesperado que eu passo na frente…) eu tenho me mantido bem organizada e quando chega no final do mês tenho pouquíssimas tarefas para “carregar” ao mês seguinte. Estou melhorando nisso a cada mês!

Lendo o livro Zen to Done, do Leo Babauta (www.zenhabits.net) eu vi a importância de não lotar meus dias. Ele fala em ter apenas 3 tarefas principais diariamente. Eu marco apenas 1 e deixo as outras em aberto, porque, além de ter a empresa, eu sou dona de casa e tarefas como “cortar a grama” ou “tirar a neve” acabam também fazendo parte da minha rotina diária. Eu aceitei que não posso fazer tudo e me sinto feliz de ter tempo para atender minhas clientes em conversas via Facebook, Skype ou WhatsApp. Pra mim esse contato é primordial.

Provavelmente a lista que eu mais uso é uma baseada nos “calendários de hábito”. Se você procurar no Google por “habits calendar” vai encontrar que é o “método do Seinfeld” e é usado para criar hábitos. Coisas do tipo: beber 1,5 litro de água por dia, escrever um texto para o blog, ler x páginas de um livro… A idéia é simples: um calendário com os dias do mês e você faz um sinalzinho, marcando que já fez o hábito tal naquele dia. Dizem que se você se manter fazendo algo 21 dias, esse algo vai virar um hábito.

Eu uso para organizar algumas coisas pessoais e para organizar as redes sociais dos clientes e as tarefas do mês!

Claro que para meus clientes também uso softwares especiais para gerenciar as redes sociais (vou falar deles aqui no blog aos poucos) e esses softwares geralmente têm um calendário próprio onde eu posso ver o que já foi programado, mas eu preciso ter algo escrito à mão.

Não estou mostrando aqui a minha lista oficial (que tem nomes dos clientes, artigos, horários de publicação – ou seja, toda a estratégia digital deles), mas um exemplo, para você adaptar para as suas necessidades:

calendario habito exemplo

Exemplo de um planejamento mensal

No topo, eu anoto o mês e as datas especiais do mês. Nesse caso, o calendário é para Agosto e a data principal é o Dia dos Pais. Como minha lista é padrão, numerada de 1 a 31, com um marcador eu sinalizo os finais de semana.

Na esquerda, eu anoto qual é a tarefa que deve ser feita diariamente ou que eu preciso saber em qual dia foi feita. No exemplo, o site tem 4 postagens no Blog (sempre às terças-feiras), 4 publicações diárias no Facebook (para o cliente real, eu anoto se é um teaser, uma matéria, um produto…), duas no Google +, duas nossas no Instagram (o Instagram DEVE ser atualizado pelo cliente. Ele funciona como um backstage e fica muito falso se for só feito por nós ou por uma agência #ficaadica).

Abaixo, as tarefas do mês para o cliente: trocar capa do Facebook, fazer relatórios, criar slides, preparar as newsletters. Como temos uma data especial importante nesse mês, teremos uma newsletter extra. Pronto: num bater de olhos você sabe o que foi feito para esse mês e o que falta. Uma dica: fazer as tarefas afins numa “sentada” e não parar até terminar! Por exemplo, eu faço de uma vez todos os slides.

Você pode usar qualquer caderno quadriculado para fazer isso (eu prefiro). Se quiser imprimir essa folha aí do exemplo vazia, clique aqui e baixe um PDF. O tamanho da folha que eu uso é A5. Eu gosto mais, mas acredito que você possa pedir para o PDF ser impresso em tamanho A4 com o Acrobat, se preferir.

Há pouco tempo eu comprei um caderno da empresa alemã X17. Ele é como eu gosto: formato paisagem, quadriculado (eu uso as folhas do método 5×3) e tamanho A5. Além disso, a capa é de couro e o dá pra trocar só o interior. Amo e não vivo sem! Carrego pra todo lado comigo e geralmente faço assim: a página da esquerda para o calendário de hábito e a da direita só para as tarefas.

Você tem algum outro método de organização? Não gostaria de compartilhar aí nos comentários?

X17 - Capa de couro para dois blocos internos

X17 – Capa de couro para dois blocos internos

X17 Folhas Método 5x3

X17 Folhas Método 5×3

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